Od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca odbiera faktury przez KSeF, a od 1 kwietnia 2026 roku większość restauracji także w nim je wystawia. Dla gastronomii to mniejsza rewolucja, niż sugerują nagłówki: gość przy stoliku dalej dostaje paragon. Zmienia się obsługa firm, które proszą o fakturę, i to, skąd bierzesz faktury od dostawców.
Terminy, które dotyczą lokalu
| Od kiedy | Kogo dotyczy | Co |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | wszystkich przedsiębiorców | odbieranie faktur zakupowych przez KSeF |
| 1 lutego 2026 | firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku | wystawianie faktur w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | pozostałych czynnych podatników VAT | wystawianie faktur w KSeF |
| 1 stycznia 2027 | firmy ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie | wystawianie faktur w KSeF |
Restauracja, bar czy kawiarnia, które przekraczają 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie, wystawiają więc faktury w KSeF już od kwietnia 2026 roku. Ostatni termin dotyczy tylko najmniejszych działalności i w praktyce rzadko lokalu z salą.
Paragon i paragon z NIP
Zwykły paragon dla gościa zostaje poza KSeF. KSeF dotyczy faktur, a sprzedaż konsumentom dokumentuje kasa fiskalna, tak jak wcześniej.
Do końca 2026 roku paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto nadal jest fakturą uproszczoną i nie trafia do KSeF. Wystawianie do niego osobnej faktury to błąd: ta sama sprzedaż byłaby udokumentowana dwa razy. Faktura dla firmy powyżej 450 zł idzie już przez KSeF.
Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP przestaje być fakturą w dotychczasowej formie. Część komentatorów pisze, że do każdego takiego paragonu trzeba będzie wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF ze znacznikiem FP. Inni opisują to ostrożniej, a w Sejmie leży projekt nowelizacji, który może przesunąć kary. To jedyna rzecz w tym tekście, którą trzeba ustalić z księgową przed końcem roku, razem z pytaniem, czy kasa i program sprzedaży umieją wystawić fakturę FP.
Faktury od hurtowni: tu jest realna korzyść
Każda faktura od hurtowni, piekarni czy dostawcy warzyw, wystawiona po 1 kwietnia 2026 roku przez firmę objętą obowiązkiem, jest w KSeF w ustrukturyzowanym formacie FA(3). Ma nazwę towaru, ilość, jednostkę i cenę netto w osobnych polach — nie trzeba jej przepisywać ani odczytywać ze skanu.
To dane, których kuchnia zwykle nie ma pod ręką. Kiedy masło podrożeje o 15%, faktura od razu to pokazuje, tylko nikt nie liczy, ile przez to kosztuje porcja pierogów. Z dostępem do KSeF da się to robić automatycznie: pobierać faktury co rano, przypisywać pozycje do składników receptur i widzieć zmianę kosztu każdego dania.
Tak działa integracja WMenu z KSeF: wklejasz token z Aplikacji Podatnika z prawem do odczytu faktur, a faktury zakupowe trafiają do kalkulacji food cost same. Pozycję od danej hurtowni przypisujesz do składnika raz, następna faktura wchodzi bez poprawek. Do liczenia kosztu porcji na start wystarczy też kalkulator food cost.
Nie opłaca się to lokalowi, który większość towaru kupuje za gotówkę na targu albo w sklepie bez faktury VAT: KSeF nie ma wtedy czego pobrać.
Co zrobić przed końcem 2026 roku
- Sprawdź, kto w lokalu ma dostęp do KSeF. Właściciel loguje się w Aplikacji Podatnika i może nadać uprawnienia księgowej albo programowi. Token dla programu dostaje tylko te uprawnienia, których potrzebuje — do pobierania faktur wystarczy odczyt.
- Zapytaj dostawcę kasy i programu sprzedaży, czy wystawiają faktury w KSeF i czy od 2027 roku obsłużą fakturę FP do paragonu z NIP.
- Ustal z księgową, kto pobiera faktury zakupowe z KSeF: ona, Twój program księgowy czy oba. Dwa systemy pobierające te same faktury to nie problem, dopóki nikt ich nie księguje dwa razy.
- Przestań zbierać papierowe faktury od dostawców objętych KSeF jako jedyne źródło. Wiążąca jest faktura w KSeF; papierowa wizualizacja dołączona do towaru to tylko jej kopia.
Najczęstsze pytania
Czy gość może poprosić o fakturę po wyjściu z restauracji?
Tak, jak dotąd. Jeśli to firma, a kwota przekracza 450 zł albo paragon nie miał NIP-u, faktura idzie przez KSeF. Konsumentowi fakturę można wystawić poza KSeF.
Czy WMenu wystawia faktury w KSeF?
Nie. WMenu korzysta z KSeF tylko do odczytu faktur zakupowych, żeby liczyć koszt dań. Sprzedaż dokumentuje Twoja kasa albo program księgowy.
Co, jeśli dostawca wciąż przysyła fakturę papierową?
Dostawca ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie może wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku. Taką fakturę wpiszesz ręcznie albo wgrasz jej zdjęcie; resztę pobierze KSeF.
